საქმისწარმოების ერთიანი წესები

1. შესავალი
1.1. წინამდებარე "თსუ-ს საქმისწარმოების ერთიანი წესები" შემუშავებულია საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის       1 ივლისის #414 ბრძანებულებით დამტკიცებული "საქმისწარმოების ერთიანი წესების" საფუძველზე.
1.2. "თსუ-ს საქმისწარმოების ერთიანი წესები" განსაზღვრავს თსუ-ში საქმისწარმოების ორგანიზების სისტემას, ადგენს დოკუმენტებსა და მოქალაქეთა განცხადებებზე, წერილებზე მუშაობის წესს.
1.3. ამ დოკუმენტით განსაზღვრული მუშაობის წესი სავალდებულოა თსუ-ს ყველა თანამშრომლისათვის.
1.4. სამსახურებრივი დოკუმენტები მათი მომზადების პროცესში კონფიდენციალურია.
1.5. თსუ-ს თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლისა და მათში ასახული ინფორმაციის დაცვისათვის.
1.6. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს დეპარტამენტის უფროსს. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა.
1.7. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემხთვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს დეპარტამენტის უფროსის
მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს. სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს დეპარტამენტის უფროსს. დოკუმენტის ჩაბარებისას დგება აქტი, რომელიც ექვემდებარება სავალდებულო რეგისტრაციას.
1.8. თსუ-ში შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება უნივერსიტეტის შენობაში.
1.9. საჯარო ინფორმაციის გაცემას უზრუნველყოფს უნივერსიტეტში საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირი, ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის შესაბამისად განსაზღვრული წესით.
1.10. მასობრივი ინფორმაციის საშუალებებისათვის ინფორმაციის გაცემა დასაშვებია პრესსამსახურის, საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირის ან სხვა პირის მიერ რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის დავალებით.
1.11. თსუ-ს საქმისწარმოების წესის დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრებათ თითოეულ თანამშრომელს, რომელიც მოქმედებს თავისი უფლებამოსილების ფარგლებში და ახორციელებს საქმისწარმოებასთან დაკავშირებულ პროცედურებს.
თსუ-ს კანცელარიას ევალება:
ქვედანაყოფში შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა და საინფორმაციო ბაზის ფორმირება, დოკუმენტის საჯარო რეესტრში დაფიქსირება;
დოკუმენტების გადაცემა ხელმძღვანელობისათვის და შემსრულებლებისათვის;
დოკუმენტების შესრულებაზე კონტროლი და ხელმძღვანელობისათვის შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება;
დოკუმენტებზე მუშაობის ტექნიკური უზრუნველყოფა;
გასული დოკუმენტების დაგზავნა;
ინფორმაციის გაცემა განყოფილებაში შემოსულ დოკუმენტებზე, მისი შესრულებისა და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის შესახებ;
დოკუმენტების მომზადების ვადებისა და გაფორმების წესის დაცვის კონტროლი;
თსუ-ს სტრუქტურულ ერთეულებში საქმისწარმოების მონიტორინგი;
საქმისწარმოების საკითხებზე ტრეინინგების ორგანიზება;
შესრულებული დოკუმენტის ჩამოწერა და საქმეში მოთავსება. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების საქმეებად ფორმირება;
საქმეთა მომზადება არქივში ჩასაბარებლად;
საქმისწარმოებით დამთავრებული საქმეების არქივში მიღება, აღრიცხვა და დაცვა;
დადგენილი წესის მიხედვით, არქივიდან ცნობების, ამონაწერების და სხვა დოკუმენტების გაცემა;
თსუ-ს სტრუქტურულ ერთეულებში საქმეთა ფორმირების საკითხებზე მონიტორინგი;
საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა;
თანამშრომელთა მომარაგება საქმისწარმოებისათვის საჭირო მასალებით;
თანამშრომელთა სხვა ამოცანებს განსაზღვრავს კანცელარიის დებულება, უფლება-მოვალეობებს - თანამდებობრივი ინსტრუქციები და ფუნქციების განაწილების წესი;
1.12. უნივერსიტეტში საქმისწარმოების ერთიანი სისტემის ორგანიზაციას, ქვედანაყოფებში დოკუმენტებზე მუშაობის წესის დაცვის ზედამხედველობას, მეთოდურ და ტექნიკურ მომსახურებას, თანამშრომელთა ტრეინინგებს, დოკუმენტების ავტომატიზებულ დამუშავებას, რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებებისა და დავალებების შესრულების კონტროლს. არქივიდან, ინფორმაციის გაცემას (არქივის მუშაობაზე კონტროლს) ახორციელებს კანცელარია.
1.13. დოკუმენტებზე მუშაობისას უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს შორის უნდა იყოს მჭიდრო თანამშრომლობა. დოკუმენტის შედგენის ან შესრულების თითოეულ კონკრეტულ შემთხვევაში თანამშრომელი ყოველმხრივ შეჯერებული გადაწყვეტილების მისაღებად ვალდებულია ინფორმაცია მიაწოდოს იმ პასუხისმგებელ პირს და სტრუქტურულ ქვედანაყოფს, რომელიც თანამდებობრივად ან საქმიანობის მიხედვით დაკავშირებულია აღნიშნულ საკითხთან.

2. შემოსული კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა (რეგისტრაცია) და დაგზავნა
2.1. უნივერსიტეტის კანცელარია კორესპონდენციას იღებს თბილისის    # 28 საფოსტო განყოფილებიდან (ალ. ჭავჭავაძის გამზირი # 1) და უშუალოდ წარმომდგენისაგან.
2.2. თსუ-ს კანცელარიის მისამართია: ი. ჭავჭავაძის გამზირი # 1; ტელ.: 22-59-44; 29-42-88; ელ-ფოსტა: kancelaria@tsu.ge.
2.3.  კანცელარიაში შემოსული ოფიციალური კორესპონდენცია მიიღება და აღირიცხება უფლებამოსილი პირის მიერ.
არასამუშაო საათებში კორესპონდენციის მიღების უფლება აქვს უნივერსიტეტის დაცვის სამსახურის მორიგეს, რომელმაც მიღებული კორესპონდენცია, მეორე დილის არაუგვიანეს 1000 საათამდე უნდა გადასცეს კანცელარიას. თუ მიღებული კორესპონდენცია სასწრაფოა, მიმღები მორიგე მოქმედებს სამსახურებრივი ინსტრუქციის მიხედვით.
2.4. კონვერტის გახსნისას უნდა შემოწმდეს ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. დოკუმენტს პირველ გვერდზე მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი რეგისტრაციის ნომრითა და შემოსვლის თარიღით. თარიღი იწერება შემდეგნაირად: "15.01.07" ან "15 იანვარი, 2007 წ.".
პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში დგება აქტი სამ ცალად. ერთი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება კანცელარიაში.
არასწორი მისამართით გაგზავნილი პაკეტი (წერილი) გადაიგზავნება კუთვნილებისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს.
პაკეტები წარწერით - "პირადად" ან წერილები ადრესატის მითითებით, აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად.
2.5. განყოფილებაში შემოსული დოკუმენტი რეგისტრირდება მიღებისთანავე.
ოფიციალური კორესპონდენციის მოძრაობის დაფიქსირება უნივერსიტეტში ავტომატიზებულია - ხორციელდება კომპიუტერის საშუალებით.
უცხო ენაზე მიღებული კორესპონდენცია რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა თარგმნისათვის საერთაშორისო ურთიერთობის განყოფილებას და თარგმანითურთ უბრუნდება კანცელარიას.
კორესპონდენცია რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა კუთვნილებისამებრ პასუხისმგებელ პირს ინფორმაციული დამუშავებისთვის.
არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური  კრებულები, წიგნები, ბროშურები, ბუკლეტები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი, მოსაწვევი ბარათები.

3. დოკუმენტების აღრიცხვა, მოძრაობა და გაფორმება
3.1. კანცელარიაში გადაცემული დოკუმენტების აღრიცხვაზე, მოძრაობასა და შენახვაზე პასუხისმგებელია საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი პირი.
დოკუმენტების დამუშავებისას ინფორმაცია შედის კომპიუტერულ ბაზაში.
დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია და დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი განისაზღვრება კანცელარიაში.
დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება.
რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულის (ადმინისტრაცია) თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს კანცელარიაში სათანადო წესით.
3.2. აღრიცხული კორესპონდენცია განსახილველად წარედგინება კანცელარიის უფროსს და განხილვის შემდგომ გადაეცემა ადრესატს.
3.3. უნივერსიტეტის რექტორს და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს კორესპონდენცია მიეწოდება კანცელარიის უფროსის მეშვეობით.
3.4. კორესპონდენციის პაკეტი განსახილველად წარედგინება რექტორს, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს არაუგვიანეს 17.30 საათისა.
3.5. კანცელარიაში დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა ხორციელდება მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა 1730 საათის შემდგომ ან არასამუშაო დროს.
3.6. შემოსული დოკუმენტის დაუყოვნებლივ შესრულების საჭიროების შემთხვევაში დასაშვებია შემსრულებელი გაეცნოს მის შინაარსს დაწესებულების ხელმძღვანელობის მიერ განხილვამდე.
3.7. კორესპონდენცია საჯარო ინფორმაციის მოთხოვნით, ან კორესპონდენცია, რომელიც მოითხოვს სასწრაფო რეაგირებას, ადრესატს წარედგინება რეგისტრაციის შემდეგ დაუყოვნებლივ.
3.8. ხელმძღვანელის მიერ განხილული კორესპონდენცია სათანადო რეზოლუციით უბრუნდება კანცელარიას და რეზოლუციის შესაბამისად გადაეცემა შესაბამის ქვედანაყოფის უფროსს ან კორესპონდენციის მიღებაზე პასუხისმგებელ პირს.
3.9. რეზოლუციის ტექსტი, შემსრულებლის ვინაობა და დოკუმენტის მოძრაობა უნდა დაფიქსირდეს კომპიუტერულ ბაზაში,  დოკუმენტის მოძრაობა ასევე  ფიქსირდება ბარათებში.
3.10. დოკუმენტზე მუშაობის დამთავრებისას, პირველი გვერდის ქვედა მინდორზე ან, თუ ამის საშუალება არ არის, ცალკე ფურცელზე შემსრულებელი აკეთებს მოკლე ჩანაწერს დავალების შესრულების შედეგების შესახებ და წარადგენს კანცელარიაში. მაგალითად: "გაიგზავნა პასუხი... რიცხვი", "გათვალისწინებულ იქნა... მოხსენებაში (სხვა დოკუმენტში), გამოიცა ბრძანება და ა.შ.
3.11. შესრულებულ დოკუმენტს კანცელარიის უფროსი აწერს: "საქმეში", ადასტურებს ხელმოწერით, ათარიღებს და გადასცემს უფლებამოსილ პირს საქმეში ჩასაკერებლად. ინფორმაცია დოკუმენტის შესრულების შედეგების შესახებ შეიტანება საინფორმაციო ბაზაში.
3.12. საქმეთა ფორმირება და წარმოება ხორციელდება უნივერსიტეტის საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად.
3.13. საქმე იხსნება წლის დასაწყისში. შესრულებული დოკუმენტი ინომრება გვერდების მიხედვით. საქმისა და გვერდების ნომრები მიეთითება სააღრიცხვო ბარათში (ჟურნალში) ან საინფორმაციო ბაზაში.
3.14. ერთ საქაღალდეში იკვრება 250 ფურცელი.
განყოფილებაში საქმე ინახება 3 წლის განმავლობაში, შემდეგ დადგენილი წესის შესაბამისად ბარდება არქივს ან ნადგურდება.
3.15. კალენდარული წლის დამთავრების შემდეგ, უნივერსიტეტის კანცელარია საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად აკეთებს შემაჯამებელ ჩანაწერს საქმეთა (ტომების, ნაწილების) რაოდენობის შესახებ, ცალ-ცალკე მუდმივად, ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) და დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახ საქმეებზე. უნივერსიტეტის საქმეთა შემაჯამებელი ჩანაწერი კეთდება უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმეთა შემაჯამებელი ჩანაწერების საფუძველზე. უნივერსიტეტის საქმეთა შემაჯამებელი ჩანაწერები სავალდებულო წესით ეგზავნება უნივერსიტეტის არქივს.
3.16. დოკუმენტების გადაცემა ერთი პირიდან მეორეზე შეიძლება მხოლოდ იმ პირის თანხმობით, ვინც გასცა დავალება. ამასთან უნივერსიტეტის ერთი სტრუქტურული დანაყოფიდან მეორეს დოკუმენტი გადაეცემა მხოლოდ კანცელარიის საშუალებით.
3.17. კანცელარიას უფლება აქვს:
უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ერთეულებიდან მოითხოვოს მათზე დაკისრებული მოვალეობის შესასრულებლად საჭირო მასალები და ინფორმაციები;
მოითხოვოს სტრუქტურული ერთეულებიდან წარმოდგენილი დოკუმენტების გაფორმება საქმისწარმოების ერთიანი წესის შესაბამისად და უკან დააბრუნოს აღნიშნული წესის დარღვევის შემთხვევაში;
თავისი კომპეტენციის ფარგლებში პასუხი გასცეს შემოსული კორესპონდენციების ავტორებს;
წერილი და თანმხლები დოკუმენტი გაუგზავნონ ადრესატებს;
წერილს, რომელიც ფორმდება უნივერსიტეტის ბლანკზე, ხელს აწერს რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი და ბარდება კანცელარიას რეგისტრაციისა და დაგზავნისათვის;
გაგზვნილი დოკუმენტის ასლი ინახება კანცელარიაში.

4. თსუ-ში დოკუმენტების შედგენა, გაფორმება და გაგზავნა
4.1. თსუ-ში დოკუმენტების შედგენისა და გაფორმების დროს, დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები:
სამსახურებრივი დოკუმენტის შინაარსი უნდა იყოს მოკლე, გასაგები, არგუმენტირებული, ზუსტი და ერთმნიშვნელოვანი;
დოკუმენტის ბოლო გვერდის მეორე მხარეს, მარცხენა ქვედა კუთხეში, მითითებული უნდა იყოს დოკუმენტის შემდგენის გვარი და სამსახურის ტელეფონი.
4.2.  დოკუმენტის ვიზირება ხდება შემდეგნაირად:
განყოფილების უფროსის ხელმოსაწერ დოკუმენტს ვიზას აძლევს პირი, რომელიც ამზადებს დოკუმენტს;
უნივერსიტეტის რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოსაწერი დოკუმენტი ვიზირებული უნდა იყოს უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფის უფროსის მიერ, რომელმაც მოამზადა წერილის პროექტი და მითითებული იყოს იმ პირის გვარი და სახელი, რომელმაც დოკუმენტი მოამზადა.
ბრძანების პროექტი საჭიროებს იურიდიული სამსახურის და იმ სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელთა ვიზებს, რომლებმაც მოამზადეს პროექტი და რომელთა მიმართ აღნიშნული ბრძანება ითვალისწინებს შესაბამის დავალებებს, ასევე იმ სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელების ვიზების მიცემას, რომელთა ვიზირების აუცილებლობას მიიჩნევს ბრძანების პროექტის მომზადებელი.
ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ქვედანაყოფი, სადაც მზადდება დოკუმენტი.
გასაგზავნი დოკუმენტის ვიზირება ხდება დოკუმენტის ასლზე, განკარგვითი ხასიათის დოკუმენტებისა და სხვა შიდა დოკუმენტებისა ბოლო ფურცლის, ქვედა ნაწილში.
მომზადებული და შეთანხმებული პროექტები საბოლოო გაფორმებისათვის ბარდება კანცელარიას.
თუ დოკუმენტი ეგზავნება თანამდებობის პირს, მარჯვენა ზედა კუთხეში მიეთითება ადრესატის თანამდებობა ან ორგანიზაციის დასახელება და თანამდებობის პირთა ვინაობა მიცემით ბრუნვაში. ორგანიზაციის, დასახელება იწერება სახელობით ბრუნვაში. დოკუმენტი, რომელიც გაფორმებულია დადგენილი წესის დარღვევით, უბრუნდება წარმომდგენს. მოქალაქეთა წერილების საპასუხო დოკუმენტებში ჯერ იწერება საფოსტო მისამართი, შემდეგ ადრესატის ინიციალი და გვარი.
დოკუმენტზე შეიძლება აღინიშნოს სამამდე ადრესატი. ამ შემთხვევაში ხელმოწერილ უნდა იქნეს სამი ეგზემპლარი. თუ დოკუმენტი ეგზავნება სამ ადრესატზე მეტს, თითოეულ ეგზემპლარზე აღინიშნება მხოლოდ თითო ადრესატი.
თუ დოკუმენტს ახლავს დანართი და ის მოხსენებულია ტექსტში, მის შესახებ აღნიშვნა კეთდება ტექსტის ბოლოში შემდეგი ფორმით: "დანართი... ფურც.... ეგზ.". თუ თანდართული დოკუმენტი ტექსტში მოხსენებული არ არის, მითითებული უნდა იქნეს თითოეული თანდართული დოკუმენტის დასახელება, ფურცლების და ეგზემპლარების რაოდენობა.
განკარგვითი ხასიათი დოკუმენტის დანართს ზედა მარჯვენა კუთხეში უკეთდება აღნიშვნა დოკუმენტის ნომრისა და თარიღის ჩვენებით.
დოკუმენტის ასლი უნდა დამოწმდეს შემდეგი ფორმით "ასლი დედანთან სწორია" და კანცელარიის მრგვალი ბეჭდით.
დასამტკიცებელ დოკუმენტს პირველ გვერდზე, მარჯვენა ზედა კუთხეში უკეთდება დამტკიცების გრიფი. თუ დოკუმენტს ამტკიცებს რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი, დამტკიცების გრიფი შედგება შემდეგი სიტყვებისაგან: "ვამტკიცებ", თანამდებობა, ხელმოწერა, ხელმომწერის ინიციალი, გვარი და თარიღი. თუ დოკუმენტი მტკიცდება განკარგვითი აქტით, მაშინ გრიფი შედგება სიტყვისაგან: "დამტკიცებულია", განკარგვითი დოკუმენტის დასახელების, მისი ნომრისა და თარიღისაგან.
დოკუმენტის ტექსტი უნდა დაიბეჭდოს "აკადემნუსხურით", შრიფტი - 12 ორი ინტერვალით, ტექსტის მარჯვენა, ზედა და ქვედა ბოლოებში დატოვებულ უნდა იყოს მინდორი არანაკლებ 30 მმ, მარჯვნივ - არანაკლებ 8 მმ, მარცხნივ 20 მმ.
4.3. თსუ-ს ბლანკის გამოყენება ხდება თსუ-ს რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის დავალებით ან თანხმობით.
თსუ-ს ბლანკზე დასატანი ინფორმაცია მზადდება რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მითითებით ან თსუ-ს სტრუქტურული ერთეულების ინიციატივით.
თსუ-ს სტრუქტურულ ერთეულებში მომზადებული ინფორმაცია პროექტის სახით წარედგინება რექტორს ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს მითითებით "გთხოვთ დაიბეჭდოს თსუ-ს ბლანკზე".
პროექტს ხელს აწერს სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი ან მისი დავალებით მოადგილე და ის პირი, რომელმაც უშუალოდ მოამზადა წერილი.
თსუ-ს რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის თანხმობის შემთხვევაში კანცელარია წარმოდგენილი პროექტის შესაბამისად, უზრუნველყოფს ინფორმაციის გადატანას თსუ-ს ბლანკზე.
საქმისწარმოების ოპერატიულობისათვის წარმოდგენილი უნდა იქნეს პროექტის ელექტრონული ვერსიაც მისამართზე kancelaria@tsu.ge.
თსუ-ს ბლანკები განეკუთვნება მკაცრი აღრიცხვის ფურცლებს.
თსუ-ს ბლანკები ინახება კანცელარიის უფროსთან. თსუ-ს ბლანკები დანომრილია და მისი გამოყენების მოთხოვნა ფიქსირდება შესაბამის ჟურნალში. გაცემული ბლანკის გამოუყენებლობის შემთხვევაში (დაზინება, შეცდომა და ა.შ.) იგი ჩამოიწერება და ნადგურდება.
4.4. დეპეშის ტექსტი იბეჭდება თაბახის ფურცელზე 3 ეგზემპლარად, ხელმოწერილი რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ.
ფაქსი - გასაგზავნი ტექსტი იბეჭდება უნივერსიტეტის ბლანკზე, ხელმოწერილი რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ და იგზავნება რექტორის სამდივნოდან ან საგარეო საქმეთა დეპარტამენტიდან.
დეპეშის ტექსტი უნდა იყოს მოკლე, სასვენი ნიშნების ნაცვლად გამოყენებული უნდა იყოს სიტყვები: "წერტილი", "მძიმე", ტექსტი იბეჭდება უაბზაცოდ, სიტყვების გადატანის გარეშე და არ უნდა აღემატებოდეს ერთ ნაბეჭდ გვერდს.
4.5. სამუშაო დღის დამთავრებამდე (18 საათამდე) ჩაბარებული დოკუმენტი იგზავნება იმავე დღეს კურიერის მეშვეობით. 1600 საათის შემდეგ ჩაბარებული დოკუმენტი - მეორე დილით. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე.
კანცელარია დოკუმენტების დაგზავნას უზრუნველყოფს წარმოდგენილ გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრის შესაბამისად.
4.6. თუ უნივერსიტეტის ერთ სტრუქტურულ ქვედანაყოფს აქვს ინფორმაცია, რომელიც საინტერესოა უნივერსიტეტის სხვა ქვედანაყოფებისათვის, მისი გამრავლებული ტექსტი დასარიგებლად ოფიციალურად უნდა ჩაბარდეს კანცელარიას.
განცხადების სახის ინფორმაცია ბარდება კანცელარიას გასაფორმებლად და საგანგებო ადგილზე გამოსაკრავად.
4.7. ინფორმაციის განთავსებას უნივერსიტეტის ინტერნეტ გვერდზე უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის საინფორმაციო ცენტრი.
4.8. თსუ-ს კანცელარიას მიეწოდება შესაბამისი სამსახურების, ფაკულტეტების მიერ მომზადებული, ვიზირებული ბრძანების პროექტი.
პროექტს თან უნდა ერთვოდეს საფუძველი (ვიზირებული ბრძანების პროექტი, განცხადება, დაგზავნის ფურცელი და მოხსენებითი ბარათი (იმ შემთხვევაში თუ საჭიროა განმარტება, ან რომელიმე სამსახურს აქვს რაიმე შენიშვნა ამ ბრძანების მიმართ).
ბრძანების პროექტის ვიზირებას უზრუნველყოფს ის სამსახური, რომელიც ამზადებს ბრძანებას. პროექტს აუცილებლად უნდა ჰქონდეს იურიდიული სამსახურის უფროსის ვიზა. იმ შემთხვევაში, თუ ბრძანება ამას საჭიროებს, საფინანსო სამსახურის უფროსის ვიზა (თუ ბრძანება ეხება ფინანსურ საკითხებს), პერსონალის მართვის სამსახურის უფროსის ვიზა (თუ ბრძანება შეეხება დანიშვნა-გათავისუფლებას, გადაყვანას, მივლინებას, შვებულებას).
იმ შემთხვევაში, თუ ბრძანების პროექტი და თანდართული მასალა არ არის შესრულებული საქმისწარმოების დადგენილი წესების შესაბამისად, კანცელარია ვალდებულია შესაბამის სამსახურს უკან დაუბრუნოს ბრძანების პროექტი.
სრულყოფილი პროექტი გადაეცემა თსუ-ს კანცელარიას, სადაც რეგისტრაციაზე უფლებამოსილი პირი უზრუნველყოფს ბრძანების პროექტის ბლაკზე დატანას და შემსრულებელთან საბოლოო შეთანხმებას. ბრძანების პროექტი მუშავდება ინფორმაციულად  და ტექნიკურად (ინომრება და მისი შინაარსი ფიქსირდება თსუ-ს კანცელარიის საქმისწარმოების საინფორმაციო ბაზაში).
შემდგომ ბრძანების ბლანკზე დატანილი ბრძანება იგზავნება რექტორთან ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელთან ხელმოსაწერად.
ხელმოწერილი ბრძანება ტარდება შესაბამისი ინდექსის მიხედვით. ეს ინდექსებია:
01-01 - საორგანიზაციო ბრძანებების ინდექსი (რექტორის ხელმოწერით).
01-02 - სამივლინებო ბრძანებების ინდექსი (რექტორის ხელმოწერით).
01-03 - საკადრო ბრძანებების ინდექსი (რექტორის ხელმოწერით).
01-04 - სტუდენტთა შესახებ ბრძანებების ინდექსი (რექტორის ხელმოწერით).
02-01 - საორგანიზაციო ბრძანებების (უნივერსიტეტის ძირითადი საქმიანობა) ინდექსი (ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერით).
02-02 - სამივლინებო ბრძანებების ინდექსი (ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერით).
02-03 - საკადრო ბრძანებების ინდექსი (ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერით).
02-04 - სტუდენტთა შესახებ ბრძანებების (ჩარიცხვა, ამორიცხვა, აღდგენა, გადმოყვანა, კვალიფიკაციის მინიჭება) ინდექსი (ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერნით).
ბრძანებაზე ნომრისა და თარიღის დასმის შემდეგ, საქმისწარმოების კომპიუტერულ პროგრამაში შეიტანება ინფორმაცია: ბრძანების სარეგისტრაციო ნომერი, თარიღი, შინაარსი და კეთდება აღნიშვნა დოკუმენტზე რეაგირების შესახებ.
ბრძანება მრავლდება, ქსეროასლები მოწმდება ბეჭდით "ბრძანებისათვის" და იგზავნება დაგზავნის ფურცლის მიხედვით.
კონტროლი ბრძანებით საკონტროლო დავალების შესრულებაზე ხორციელდება თსუ-ს კანცელარიის საკონტროლო ჯგუფის მიერ, საქმისწაროების დადგენილი წესების შესაბამისად.
ბრძანებების აღრიცხვა იწყება წლის დასაწყისში.
ბრძანებები კანცელარიაში ინახება 3 წლის ვადით, რის შემდეგაც სათანადო წესით ბარდება არქივს.

5. დავალებათა გაფორმება
5.1. შემოსულ დოკუმენტებზე უნივერსიტეტის ქვედანაყოფებს რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევენ რექტორი ან/და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
ქვედანაყოფის უფროსები რეზოლუციის სახით დოკუმენტის შესრულებაზე დავალებებს აძლევენ მხოლოდ თავიანთი ქვედანაყოფების თანამშრომლებს.
5.2. დავალებები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე სტრუქტურული ქვედანაყოფის მიერ, გადაეცემათ მათ რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი.
5.3. ხელმოწერილი დავალება დოკუმენტებთან ერთად უბრუნდება კანცელარიას რეგისტრაციისათვის, გაფორმებისა და დაგზავნისათვის. თუ დავალება გაცემულია შემოსულ დოკუმენტზე, მას დაესმება დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი, თარიღად კი - დავალებაზე ხელმოწერის დღე ადრესატებს ეგზავნებათ დავალებისა და შესაბამისი დოკუმენტების დამოწმებული ასლები. დედნები ინახება განყოფილებაში (დავალების ფორმა თან ერთვის).
რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების და მათი დავალებების შესრულების კონტროლს ახორციელებს კანცელარია უფლებამოსილი პირის მეშვეობით.
მოქალაქეთა წერილებთან დაკავშირებით გაცემულ დავალებებს ამავე წესით აფორმებს და აგზავნის კანცელარია.

6. დოკუმენტებისა და დავალებების შესრულების კონტროლი
6.1. რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების და მათი დავალებების შესრულების კოტროლს ახორციელებს კანცელარია.
6.2. რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის დავალებების შესრულების კონტროლს ახორციელებენ თსუ-ს კანცელარიაში  და ქვედანაყოფებში კონტროლზე უფლებამოსილი პირები.
ქვედანაყოფის უფროსი პირადად აკონტროლებს დავალების შესრულებისათვის პასუხისმგებელ პირს.
იმ შემთხვევაში, თუ რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის დავალება გაიცა რამდენიმე პირზე (ქვედანაყოფზე), შესრულებას კოორდინაციას უწევს ის, ვინც ჩამონათვალში წერია პირველი და სხვა შემსრულებლები ანგარიშვალდებულები არიან ამ პირთან.
6.3. დოკუმენტის შესრულების ვადა მითითებული უნდა იყოს ტექსტში და ის აითვლება მისი ხელმოწერის დღიდან.
საკონტროლო დოკუმენტების და დავალებების შესრულების ვადას, თუ იგი არ არის მოცემული დოკუმენტის ან დავალების ტექსტში, დავალების ადრესატთან კონსულტაციის საფუძველზე, ერთობლივად განსაზღვრავენ კანცელარია და შესაბამისი განყოფილება.
წინასწარი განხილვისა და ხელმძღვანელობისათვის მოსახსენებლად ქვედანაყოფებში გადაცემულ დოკუმენტებზე წინადადებების მომზადების ვადა განისაზღვრება 1-დან 3 დღემდე, თუ დოკუმენტი მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას - 10 დღემდე.
მიმდინარე დავალებების შესრულების ვადა განისაზღვრება 1 თვით, საკონტროლო დავალებები - 10 დღით, სასწრაფო დავალებები 3 დღით, თუ რეზოლუციით არ არის განსაზღვრული დავალების შესრულების კონკრეტული ვადა. დავალების შესრულების ვადის შეცვლა ხდება ამ ვადის დამდგენი პირის მიერ.
თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა მოხსენდეს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება შესაბამისი ხელმოწერით.
6.4. ინფორმაცია რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების და დავალებების შესრულების მიმდინარეობის და შედეგების შესახებ უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან შეუძლია მოითხოვოს კანცელარიამ.
6.5. უნივერსიტეტის სტრუქტურულმა ერთეულებმა, რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების და საკონტროლო დავალებების შესრულების შესახებ წერილობითი ინფორმაციები რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანის სახელზე უნდა წარუდგინონ კანცელარიას. ინფორმაციის ტექსტს უნდა ჰქონდეს სათაური საკონტროლო დავალების საკითხის მოკლე ფორმულირებით და დოკუმენტის ნომრისა და თარიღის მითითებით და მინიშნებით "გთხოვთ მოხსნათ კონტროლიდან" ან "გთხოვთ გააგრძელოთ დადგენილ ვადამდე".
განყოფილება ამოწმებს წარმოდგენილი დოკუმენტის გაფორმების სისწორეს და მასში ასახული ინფორმაციის სრულ შესაბამისობას აქტებში ან დავალებებში დასმულ პრობლემებთან და შემდეგ გადასცემს რექტორს ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს.
თუ დავალება შესრულდა რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანების გამოცემით, მისი კონტროლიდან მოხსნისათვის საკმარისია დოკუმენტს დაერთოს ქვედანაყოფის უფროსის ხელმოწერილი ცნობა შესაბამისი აქტის მითითებით.
რექტორის დავალებების კონტროლიდან მოხსნის უფლება რექტორის ნებართვით აქვს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს.
6.6. კანცელარია ამზადებს და წარუდგენს რექტორისა და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს წერილობით ინფორმაციას რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების საკონტროლო დავალებების შესრულების მიმდინარეობის შესახებ (დადგენილი ფორმის მიხედვით).
6.7. მოქალაქეთა წერილებზე გაცემული დავალებების შესრულების კონტროლს ახორციელებს კანცელარია და შედეგების შესახებ წერილობითი იფნომრაცია წარედგინება რექტორს ან/და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს.

7. სხდომების და თათბირების ოქმების გაფორმება
7.1. რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის თათბირის ოქმებს აფორმებს და ხელმოსაწერად ამზადებს სხდომის მდივანი.
7.2. საქმის ჩანაწერები ეგზავნებათ შემსრულებლებს ოქმიდან ამონაწერის სახით. სხდომებისა და თათბირების ოქმებს, აგრეთვე საოქმო ჩანაწერებს აგზავნის კანცელარია დაგზავნის რეესტრის შესაბამისად.

8. მოქალაქეთა წერილების განხილვა და მიღების ორგანიზება
8.1. კანცელარიაში შემოსული მოქალაქეთა წრილები რეგისტრირდება დადგენილი წესით. წერილებს თან ერთვის კონვერტები.
8.2. მოქალაქეთა წერილები მათი შინაარსის შესაბამისად გადაეცემათ რექტორს ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს, სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს განსახილველად.
    წერილი არ შეიძლება გადაეგზავნოს იმ სტრუქტურულ ქვედანაყოფს ან თანამდებობის პირს, ვის მიმართაც აღძრულია საჩივარი.
მოქალაქეთა წერილების პასუხის გადაგზავნა ხდება კანცელარიის  მიერ, რომელსაც ხელს აწერს რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი ან მითი დავალების შემთხვევაში სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი.
8.3. რომელიმე ორგანიზაციიდან თანმხლები წერილით გადმოგზავნილი მოქალაქის წერილი და განხილვის შედეგების შესახებ გამოგზავნილი პასუხები, რეგისტრირდება კანცელარიაში დადგენილი წესით.
8.4. წერილი, რომელიც არ მოითხოვს დამატებით შესწავლას, სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში განიხილება 15 დღეში, დანარჩენ შემხთვევაში - ერთ თვეში.
8.5. წერილი შესრულებულად ითვლება, თუ განხილულია მასში დასმული ყველა საკითხი, გატარებულია აუცილებელი ღონისძიებები და განმცხადებელს გაეცა პასუხი წერილობით ან ზეპირად.
რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიღებას ორგანიზაციას უკეთებს სამდივნო.
მოქალაქის მიერ დატოვებული წერილებითი თხოვნა, საჩივარი თუ წინადადება რეგისტრირდება კანცელარიაში და განიხილება დადგენილი წესით.
8.6. კანცელარია სისტემატურად, კვარტალში ერთხელ შემოსულ წერილებს რაოდენობრივად და თემატურად აანალიზებს და შესაბამის ინფორმაციას აწვდის რექტორს და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს.

9. საქმეთა ფორმირება, მათი გადაცემა არქივისათვის საარქივო დოკუმენტების გამოყენება
9.1. საქმეთა ნომენკლატურა წარმოადგენს იმ საქმეთა სისტემურ ნუსხას, რომლებიც იწარმოება კანცელარიაში. საქმეთა ნომენკლატურაში მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადა.
9.2. საქმეთა ნომენკლატურაში ჩაირთვება:
ყველა საქმე და დოკუმენტი იმ საკითხებზე, რომელიც განხილულ იქნა რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ;
უნივერსიტეტის ქვედანაყოფებში მომზადებულ საკითხებზე შედგენილი საქმეები;
საცნობარო და საკონტროლო კარტოთეკები;
ნომენკლატურის თითოეულ მუხლს აქვს ინდექსი, საქმის სათაური და შენახვის ვადა.
9.3. მომავალი წლის საქმეთა ნომენკლატურა დგება მიმდინარე წლის ბოლოს სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ წარმოდგენილი ნუსხის მიხედვით; არქივთან შეთანხმებით, კანცელარიის მიერ შედგენილ ერთიან ნომენკლატურას ამტკიცებს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
    უნივერსიტეტის სტრუქტურული ცვლილებებისას უნდა შეიცვალოს საქმეთა ნომენკლატურაც.
9.4. ნომენკლატურის მიხედვით საქმეთა ფორმირებისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელ პირს.
9.5. დამთავრებული საქმეები არქივს ბარდება შესაბამისი აქტით.
9.6. არქივში დოკუმენტების შენახვის ვადები განისაზღვრება საქმეთა ნომენკლატურით.
გასანადგურებელ დოკუმენტებს განსაზღვრავს საექსპერტო კომისია, რომელიც იქმნება ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებით.

10. ინფორმაციის გაცემის უფლება
10.1.  კანცელარია უნივერსიტეტის თანამშრომლებზე გასცემს დოკუმენტებზე მუშაობის საქმისწარმოებისათვის აუცილებელ ზეპირ ინფორმაციას. კერძოდ, დოკუმენტების ავტომატიზებული დამუშავების საცნობარო ჯგუფის კანცელარიაში შემოსულ ნებისმიერ დოკუმენტზე:
დოკუმენტის შესრულების მდგომარეობას და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის შესახებ;
რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების თაობაზე (ვინ მოამზადა, ვის დაეგზავნა);
დანიშვნა-განთავისუფლების ბრძანებების თაობაზე;
დავალებების შესრულების მდგომარეობის შესახებ;
კანცელარიაში შემოსულ მოქალაქეთა წერილებზე რეაგირების მდგომარეობაზე;    
არქივში გადაცემული დოკუმენტების თაობაზე;
დოკუმენტებზე მუშაობასთან დაკავშირებულ ცალკეულ საკითხებზე;

11. არქივი
11.1. ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტები სახელმწიფო შესანახად გადაცემამდე დროებით, შესაბამისი ნორმატიული აქტით დადგენილი ვადების ფარგლებში ინახება დაწესებულაბაში.
11.2. სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან საარქივო დოკუმენტების დროული მიღების, მათი აღრიცხვის, დაცვის უზრუნველყოფის, მოწესრიგებისა და გამოყენების, მუდმივი აღრიცხვის, დაცვის უზრუნველყოფის, მოწესრიგებისა და გამოყენების, მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემად მომზადების მიზნით დაწესებულებაში იქმნება არქივი.
11.3. თსუ არქივს უზრუნველყოფს ცალკე სათავსოებით, სპეციალური მოწყობილობით, ტექნიკით და კადრებით.
11.4.თსუ არქივი წარმოადგენს კანცელარიის შემავალ სტრუქტურულ ქვედანაყოფს და ექვემდებარება თსუ-ს განცელარიას.
11.5. თსუ-ს არქივის მუშაობის ძირითადი მიზანია სტრუქტურულ დანაყოფებში საქმისწარმოებით დამთავრებული დოკუმენტების აღრიცხვა, დაცვა, საჭიროებისამებრ გამოყენება, საქმისწარმოების მიმდინარეობაზე კონტროლის ორგანიზება, შემოსული დოკუმენტების მკაცრი აღრიცხვა და კომპიუტერულ ბაზაში შეტანა.
11.6. არქივში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზება და დოკუმენტების ფორმების უნიფიცირება.
11.7. არქივს ევალება:
დოკუმენტების აღრიცხვისა და დაცვის უზრუნველყოფა;
დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის შექმნა;
არქივში დაცული დოკუმენტების გამოყენება;
დოკუმენტების   სახელმწიფო შენახვისათვის გადასაცემად მომზადება და გადაცემა ნორმატიული აქტით დადგენილი ვადების და მოთხოვნების შესაბამისად;
თსუ-ს  სტრუქტურებში   დოკუმენტების   გაფორმების მდგომარეობის კონტროლის ორგანიზება, არქივში გადასაცემად მომზადების მიზნით, დოკუმენტების მოწესრიგების უზრუნველყოფა დადგენილი წესების შესაბამისად;
საქმისწარმოების ძირითადი წესების შესაბამისად შემოსული დოკუმენტების კონტროლზე აყვანა, შესრულების ოპერატიულობა და დოკუმენტების ტექსტის კომპეტენტურად შემუშავება;
რექტორის მიერ კონტროლზე აყვანილი სხვა უწყებიდან შემოსული დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობაზე კონტროლი;
არქივში საქმისწარმოებაზე, დოკუმენტბურვის მიმდინარეობაზე ხელმძღვანელობასთან მოხსენებითი ბარათის წარდგენის ორგანიზება;
თსუ-ს სტრუქტურებში, განყოფილებებში საქმისწარმოების დოკუმენტების მდგომარეობაზე კონტროლი და მეთოდიკური მუშაობის ჩატარება "არქივის მუშაობის ძირითადი წესების" შესაბამისად;

11.8. არქივის ფუნქციები და უფლებები
თსუ სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან ღებულობს საქმისწარმოებით დასრულებულ დოკუმენტებს მოწესრიგებული სახით "არქივის მუშაობის ძირითადი წესების" შესაბამისად;
აღრიცხავს მიღებულ დოკუმენტებს და უზრუნველყოფს მათ დაცვას;
ქმნის და სისტემატურად აუმჯობესებს არქივის დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატს;
ახორციელებს დოკუმენტების გამოყენებას დაწესებულებისა და კერძო პირების შეკითხვებზე, ოპერატიულად განიხილავს შემოსულ განცხადებებს;
უზრუნველყოფს დოკუმენტების გაფორმებას, უნიფიცირებას, თანამედროვე ტექნიკისა და მოთხოვნების შესაბამისად;
ატარებს დოკუმენტების მეცნიერულ-პრაქტიკული ღირებულების შემფასებელ ექსპერტიზას;
ატარებს საორგანიზაციო და მეთოდიკური ღონისძიებების კომპლექსს დოკუმენტების მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემად დადგენილი ვადებით;
კანცელარიასთან ერთად აკონტროლებს თსუ სტრუქტურებში საქმეთა ფორმირების და დაცვის სისწორეს, აძლევს საჭირო მითითებებს;
ორგანიზაციას უწევს თსუ საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა-შემუშავებას;
უწევს მეთოდურ და პრაქტიკულ დახმარებას სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს დოკუმენტებზე მუშაობისას, უზრუნველყოფს საქმეთა გაფორმების სისწორეს ნომენკლატურის შესაბამისად;

11.9. არქივის პასუხისმგებლობა
არქივი დაწესებულების ხელმძღვანელთან ერთად პასუხს აგებს დოკუმენტების დაცვის უზრუნველყოფის პირობების დარღვევაზე;
დოკუმენტების დაკარგვასა და არასანქცირებულად განადგურებაზე;
მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის დოკუმენტების შესანახად მიუღებლობაზე მათი ლიკვიდაციის დროს;
დოკუმენტების გამოყენებისა და დოკუმენტებით სარგებლობის კანონმდებლობით განსაზღვრული წესების დარღვევაზე;
დოკუმენტების ჩაბარების დროს შესაბამისი "მიღება-ჩაბარების აქტის" კომპეტენტურად გაფორმებაზე;
გადმოცემული დოკუმენტების ანაწერში არარსებულ საქმეთა ნომრების აქტში შეტანაზე, მათი არარსებობის მიზეზების ამსახველი ცნობის მოთხოვნაზე სტრუქტურის ხელმძღვანელობისაგანა;
არქივი ღებულობს ზომებს დოკუმენტების მოსაძებნად. არარსებულ დოკუმენტებზე, რომელთა ძებნას უშედეგოდ ჩაიარა, დგება აქტი დოკუმენტის დაკარგვის შესახებ. დოკუმენტის დაკარგული დედნები შეიძლეაბ მათი პირებით შეიცვალოს;
11.10. არქივიდან გასულ კორესპონდენციას - საარქივო ცნობებს, ამონაწერებს, ასლებს, მიმოწერას საარქივო მასალების მიღება-გაცემის და საარქივო საქმიანობის სხვა საკითხებზე, ხელს აწერს არქივის უფროსი. ცნობას გასცემს კანცელარიის უფროსი და ხელმოწერას ადასტურებს შესაბამისი ბეჭდით.
11.11. საარქივო დოკუმენტები უნდა გაფორმდეს და რეგისტრაციაში გატარდეს კანცელარიაში.
11.12. დოკუმენტის დედანის მოთხოვნის შემთხვევაში თუ დოკუმენტი გაიცემა სხვა პირზე, წარმოდგენილი უნდა იქნეს პირადობის მოწმობა ან მინდობილობა,.

12. ბეჭდების და შტამპების გამოყენება
12.1. დოკუმენტებზე ხელმოწერის, აგრეთვე ასლის დოკუმენტთან შესაბამისობის დასადასტურებლად განყოფილებაში გამოიყენება გერბიანი და უგერბო ბეჭდები. შტამპები, რომლებიც ინახება კანცელარიის უფროსთან.
12.2. გერბიანი ბეჭედი დაესმება რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერილ დოკუმენტებს, უნივერსიტეტის თანამშრომელთა მოწმობებს, აგრეთვე სხვადასხვა საფინანსო დოკუმენტებს და ზოგიერთ სხვა დოკუმენტებს, რომელთა ნუსხა განსაზღვრულია რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ. საჭიროების შემთხვევაში, გერბიანი ბეჭედი დაისმევა იმ შემთხვევაში, თუ ხელმოწერის უფლება დელეგირებულია რექტორის ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ.
12.3. რექტორის ან/და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების ასლებს დაესმება მრგვალი უგერბო ბეჭედი წარწერით "ბრძანებებისათვის".
12.4. კანცელარიის კომპეტენციაში და უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულის მიერ ცნობების დასამოწმებელ დოკუმენტებზე ხელმოწერის და ასლის დოკუმენტთან შესაბამისობის დასადასტურებლად გამოიყენება მრგვალი ბეჭედი წარწერით კანცელარია. დამოწმება ხდება მხოლოდ იმ დოკუმენტების, რომლებიც გაცემულია უნივერსიტეტის მიერ.
12.5. კორესპონდენციას, რომელიც შემოდის ან/და გადის ან კონტროლზეა კანცელარიაში დაესმება შესაბამისი შტამპი: "შემოსული კორესპონდენცია",  "კონტროლზეა აყვანილი".
12.6. სტრუქტურული ერთეულის უფროსის ხელმოწერილ წერილებზე დაისმევა თსუ-ს შტამპი და კანცელარიის ბეჭედი.
12.7. კანცელარიის უფროსთან ინახება განცხადების შტამპი, რომლითაც მოწმდება უნივერსიტეტში საინფორმაციო დაფაზე გამოსაკრავი განცხადებები  ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერით.
12.8. ბეჭდის ანაბეჭდმა უნდა მოიცვას დოკუმენტის ხელმომწერი პირის თანამდებობის აღმნიშვნელი სიტყვის ნაწილი.
12.9. ბეჭდების და შტამპების დანიშნულებისამებრ გამოყენების კონტროლს ახორციელებს კანცელარია.